Per il contenimento della diffusione del COVID-19, il D.P.C.M. del 9 marzo 2020 ha imposto su tutto il territorio nazionale stringenti misure di distanziamento sociale e il generale divieto di assembramenti di persone, sia nei luoghi pubblici che privati.

Pertanto, considerate anche le difficoltà operative che stanno incontrando le imprese derivanti dalla sospensione delle attività non essenziali, l’articolo 106 del D.L. n. 18 del 17 marzo 2020, c.d. decreto “Cura Italia”, è intervenuto 

• prorogando i termini di convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio 2019
• e ampliando le modalità di svolgimento “a distanza” delle assemblee sociali convocate entro il 31 luglio 2020, ovvero fino alla data (se successiva) in cui resterà in vigore lo stato di emergenza sanitaria sul territorio nazionale (art. 106, comma 7, D.L. n. 18/2020).

Termine di convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio

Come noto, il bilancio redatto a cura dell’organo amministrativo deve essere presentato all’assemblea dei soci delle S.p.A. e S.r.l. per la sua approvazione entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e, comunque, non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. 

Lo statuto sociale, tuttavia, può stabilire un termine più lungo, per la convocazione dell’assemblea, di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato o quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società: in questi casi l’organo amministrativo deve segnalare le ragioni per cui si è adottato tale maggior termine nella relazione sulla gestione corredata al bilancio, ai sensi dell’art. 2428 del c.c. (articoli 2364, comma 2, e 2478-bis, del c.c.).

L’articolo 106, comma 1, del D.L. n. 18/2020, in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, comma 2, e 2478-bis, del codice civile, interviene sui termini di convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio delle S.p.A. e S.r.l., posticipando il termine entro cui l’assemblea ordinaria deve essere necessariamente convocata da 120 giorni a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Secondo Assonime (Nota del 18 marzo 2020), tale termine di 180 giorni dovrebbe intendersi riferito alla data di “prima convocazione” dell’assemblea (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio), mentre non sono previste proroghe al più ampio termine (180 giorni dalla chiusura dell’esercizio) previsto statutariamente per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o con particolari esigenze legate alla loro struttura o al loro oggetto sociale.

La disposizione in esame, dunque, interviene stabilendo un “termine unico” di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio entro cui deve essere convocata l’assemblea ordinaria dei soci di S.p.A. e S.r.l. per l’approvazione del bilancio, fatta salva la facoltà di convocare l’assemblea prima di detto termine in funzione delle esigenze della società (ad es. pagamento dei dividendi, istruttoria per la concessione di finanziamenti bancari, etc.).

Inoltre, l’adozione di tale maggior termine per la convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio non prevede alcun adempimento formale, né tanto meno l’organo amministrativo sarà tenuto a giustificare la proroga, come previsto in via ordinaria dall’art. 2364, comma 2, del c.c.

Occorre rilevare che, come anticipato sopra, tale intervento normativo si applica alle assemblee sociali convocate entro il 31 luglio 2020, ovvero entro la successiva data che potrà essere stabilita per far fronte all’emergenza sanitaria Covid-19. 

Pertanto, salvo modifiche in sede di conversione del D.L. n. 18/2020, si ritiene che per alcune società, il cui esercizio sociale non coincide con l’anno solare, e in particolare per quelle che chiudono l’anno sociale dal 30 aprile fino al 31 dicembre di ciascun anno, continueranno ad applicarsi i termini ordinari di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio. Nel caso, ad esempio, di chiusura dell’anno sociale il 30 aprile 2020, il termine ordinario di 120 giorni per la convocazione dell’assemblea previsto dall’art. 2478-bis del c.c. scadrebbe il 28 agosto 2020, senza poter fruire di alcuna proroga.

Infine, la possibilità introdotta dall’art. 106, comma 1, del D.L. n. 18/2020, di approvare il bilancio entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio avrà come effetto quello di prorogare il termine di pagamento del saldo dovuto per il 2019 dell’IRES e IRAP, che, per i soggetti che in base a disposizioni di legge approvano il bilancio oltre il termine di quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, dovranno essere versati entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di approvazione del bilancio e, se il bilancio non è approvato nel termine stabilito, il versamento deve comunque essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di scadenza del termine stesso (art. 17 del D.P.R. n. 435/2001).

Si riporta di seguito lo scadenzario degli adempimenti previsti dalla procedura di approvazione del bilancio d’esercizio 2019, in caso di esercizio sociale coincidente con l’anno solare 

• delle società (S.p.A. e S.r.l.) con il collegio sindacale e l’organo di revisione esterno 

• delle S.r.l. senza collegio sindacale e organo di controllo interno

Rimane immutato il termine previsto per il deposito dei bilanci e degli atti collegati (relazione degli amministratori, dei sindaci e del revisore) a cura dell’organo amministrativo entro 30 giorni dall’approvazione da parte dell’assemblea dei soci (art. 2435 del c.c.).

Modalità di svolgimento delle assemblee sociali delle società

Per consentire l’intervento dei soci in assemblea e l’esercizio del diritto di voto senza la loro necessaria presenza fisica nel luogo di convocazione è stato consentito un più ampio ricorso ai mezzi di telecomunicazione (video/tele conferenza) per lo svolgimento delle assemblee convocate fino al 31 luglio 2020, anche in deroga alle disposizioni statutarie (art. 106, comma 2, del D.L. n. 18/2020).

In particolare, per le S.p.A., S.a.p.A., S.r.l., le società cooperative e le mute assicuratrici, anche in deroga allo statuto, l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie e straordinarie può prevedere che:

• il voto venga espresso per via elettronica o per corrispondenza (c.d. voto a “distanza”);
• l’intervento in assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione (video/tele conferenza);
• l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 2370, comma 4, 2479-bis, comma 4, e 2538, comma 6, del c.c., senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

A tale ultimo riguardo, il Consiglio Notarile di Milano con la massima n. 187 dell’11 marzo 2020, ha chiarito che la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, compreso il presidente, essendo sufficiente che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione si trovi il segretario verbalizzante o il notaio, non essendo vincolanti eventuali clausole statutarie che prevedono la contemporanea presenza di presidente e segretario nel luogo di convocazione dell’assemblea.

Inoltre, con riguardo alle S.r.l., in alternativa alla riunione assembleare, è consentita la procedura di voto mediante consultazione scritta o del consenso espresso per iscritto, per l’adozione delle decisioni dei soci, in deroga alle limitazioni previste per questi strumenti dall’art. 2479 c.c. o alle eventuali limitazioni statutarie (art. 106, comma 3, D.L. n. 18/2020).

Per quanto riguarda le S.p.a. quotate, è consentito ricorrere all’istituto del rappresentante designato, previsto dall’art. 135-undecies del D.lgs. n. 58/1998, per l’esercizio del diritto di voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie, anche ove lo statuto disponga diversamente. Le stesse società potranno altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante, al quale si potranno conferire deleghe o sub-deleghe anche con sottoscrizione digitale. Previsioni analoghe potranno essere applicate anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.

Disposizioni analoghe (rappresentante designato) sono dettate anche per le banche popolari e le banche di credito cooperativo, anche in deroga all’art. 150-bis, comma 2-bis, del Testo Unico Bancario, il quale per le banche popolari limita a 20 il numero massimo di deleghe che possono essere conferite al socio, e all’art. 2539, comma 1, del c.c., il quale per le banche di credito cooperativo stabilisce che ciascun socio può rappresentare sino a un massimo di 10 soci. 

Dott. Lorenzo Di Donato